dys ve debamsızlık mektubu

Malum öğrencilere devamsızlık mektubu gönderiyoruz. Yanlız dys çıkınca işler karıştı.. Nasıl göndereceğiz?
E okuldan toplu liste alıp yazdığımızresmi yazıya ek yapabilir miyiz?
Habib Ocak hocamız güzel bir çalışma yapmış , ellerine sağlık. Tane tane eklmek de çok zahmetli ... 1-2 öğrenci olsa sorun yok ama sayı 10 ve üzeri olunca işler içinden çıkılmaz bir hal alıyor..
e-okul'a dys uyumlu rapor (udf) ne zaman gelir sizce? Bu sıkıntımızı e-okul yöneticilerine neren duyurabiliriz? internet@meb.gov.tr mi?

e okuldan devamsızlık bilgileri, hangi öğrencinin kaç gün olduğu şeklinde bir tabloya işlenir. matbu bir yazı hazırlanır, tablodaki öğrencilerin devamsızlık mektupları için oluşturmuştur şeklinde. yazı bu şekliyle oluşturulur sayı alınır

Çözüm olarak e-okuldan mektupları alıp öğretmen-müdür yardımcısı ve müdür imzalarını alıp tarattım. tarayıp pdf yapıp tek dosya haline getirdim.
ekteki dosyadaki gibi bir yazı oluşturdum ve ek olarak tarattığım mektupları ekledim...
dys de gideceği yer kısmına veliisimlerini teker teker yazdım...
evrak imza ve sayı verildikten sonra dysden çıkan yazının arkasına her öğrencinin kendi mektubunu ekledim...

Velinin aldığı kağıdın bir yüzünde dysden çıkan yazı, diğer yüzünde ise (yazının eki) e-okuldan çıkan mektup... veliye kağıdı verirken iki tarafada imza attırıyorum. İmaz atılan nüsha bende kalıyor..

Not: tarayınca dosya boyutu büyüyebiliyor. Onun yerine e-okuldan çıkan mektubu yazdırmayıp pdf olarak kaydedilebilir. Kaydedilen dosyayı ek yapabilirsiniz. Dosya boyutu çok düşüyor..