Herkese merhaba,
Bu işte yıllar içinde öğrendiğim tek bir cümle var, baştan söyleyeyim: Ders dağıtımının %80'i, programın düğmesine basmadan önce biter. Ekranda "yerleştirilemeyen dersler var" uyarısıyla boğuşuyorsanız, sorun büyük ihtimalle düğmeden önceki aşamada — ve suçlusu kullandığınız program değil. Aşağıdaki 10 maddeden en az üçü şu an sizin dosyanızda da var, bakın isterseniz.
Sezon geldi, forumda yine ders dağıtım konuları peş peşe açılmaya başladı. Son günlerde açılan birkaç konuyu ve gelen soruları okurken fark ettim ki sorunların çoğu aynı yere çıkıyor: "program yerleştirmiyor", "öğretmen çakıştı", "sonradan her şey değişti". İşim gereği yıllardır farklı okulların dağıtım süreçlerini görüyorum ve bu sorunlar hangi programı kullanırsanız kullanın (aSc, Bilsa, iDers, Dersmatik, Yabil, ücretsiz araçlar fark etmez) çoğunlukla programdan değil, hazırlık aşamasından kaynaklanıyor. Her konuya ayrı ayrı cevap yazmak yerine hepsini tek başlıkta toplayayım dedim — belki yeni başlayan bir idareci arkadaşın da eline geçer, birkaç saatini kurtarır. Uzun yazı, kusura bakmayın; işinize yarayan maddeye bakıp geçebilirsiniz.
1) Öğretmen kısıtlarını toplamadan dağıtıma başlamak
En sık gördüğüm hata bu. İzin günleri, iki okulda görevli öğretmenler, BİLSEM/halk eğitim görevleri, lisansüstü eğitim günleri toplanmadan dağıtım başlıyor; ilk taslak çıktıktan sonra "hocam benim salı günüm doluydu" mesajları geliyor ve her şey baştan. Çözüm basit: dağıtımdan 1 hafta önce tüm öğretmenlere standart bir kısıt formu gönderin, son tarih koyun. Son tarihten sonra gelen talepler ikinci döneme kalır — bunu baştan yazılı duyurun ki tartışma çıkmasın.
2) Aşırı kapatmaya izin vermek
Herkes çarşamba gününü boş istiyorsa o program matematiksel olarak çıkmaz. Program "yerleştiremedim" diyorsa çoğu zaman algoritma kötü olduğundan değil, kısıtlar imkânsız olduğundan. Pratik bir kural: bir öğretmenin kapatabileceği saat sayısı, haftalık boş saatinin (30 − ders yükü) yarısını geçmesin. 24 saat dersi olan hocanın 6 boş saati var; en fazla 3 saat kapatma hakkı olur. Bu kuralı baştan ilan ederseniz "programa yerleşmiyor" sorununun yarısı kaybolur. Bir de şunu ekleyeyim: bazı programlar dağıtıma başlamadan önce kısıt tablosunu analiz edip yerleşme sorununu daha düğmeye basmadan gösteriyor — kullandığınız araçta böyle bir ön analiz varsa mutlaka çalıştırın, yoksa bu hesabı kabaca elle yapın.
3) Blok dersleri sonradan düzeltmeye çalışmak
Meslek dersleri, atölye ve laboratuvar uygulamaları, bazı okullarda beden eğitimi 2+2 gibi bloklar halinde işlenir. Bunları dağıtım bittikten sonra elle birleştirmeye çalışmak, kurulmuş programı domino gibi devirir. Blok yapısını (2+2+2 mi, 4+2 mi, bölünebilir mi) ders tanımı aşamasında girin. Kullandığınız program blok/parçalama tanımı desteklemiyorsa daha en başta program değiştirmeyi düşünün, çünkü bu elle çözülebilecek bir iş değil.
4) Seçmeli dersleri grup mantığıyla kurmamak
İlkokul/ortaokulda seçmeliler, lisede dal dersleri sınıf bazında değil grup bazında yürür: 7-A'nın yarısı Kur'an-ı Kerim'deyken diğer yarısı Spor'da olacaksa bu iki ders aynı saate kilitlenmeli, iki öğretmen de o saatte başka yere atanmamalı. Grupları tanımlamadan dağıtım yapıp sonra "öğretmen çakıştı" diye uğraşmak klasik. Önce grup havuzlarını kurun, dersleri gruplara bağlayın, dağıtımı öyle başlatın.
5) İki okulda görevli öğretmen için diğer okulu beklememek
Maaş karşılığını başka okulda dolduran öğretmenin oradaki programı kesinleşmeden sizin dağıtımınız kesinleşemez. Her yıl iki okulun müdür yardımcıları birbirini beklediği için iş açılışa bir gün kala biter. Çözüm: seminer haftasının ilk günü karşı okulla telefonlaşıp "senin hangi günlerin, benim hangi günlerim" pazarlığını yazılı bağlayın; iki taraf da o günleri kapatıp kendi dağıtımını bağımsız yürütsün.
6) Ek ders hesabını dağıtımdan sonra düşünmek
Dağıtım sadece "dersler yerleşsin" işi değil, aynı zamanda ek ders bordrosunun temelidir. Kimin kaç saat aylık karşılığı, kaç saat ek ders okuttuğu, İHZ (hazırlık ve planlama) saatleri, nöbet görevleri dağıtım aşamasında netleşmezse eylül bordrosunda düzeltme yazıları başlar. Dağıtım taslağı çıktığında öğretmen bazında haftalık toplamları ek ders mevzuatına göre bir kez kontrol edin; 15'in altında kalan veya 30'a dayanan varsa şimdi düzeltin.
7) Derslik kapasitesini hesaba katmamak
Özellikle meslek liseleri ve fen laboratuvarı/BT sınıfı kullanan okullar için: iki sınıfı aynı saatte aynı atölyeye yazan program kâğıt üstünde çıkar, pazartesi sabahı koridorda patlar. Dersi öğretmene atarken mekânı da atayın (derslik bazlı dağıtım). Bazı programlarda dağıtım başlamadan önce belirli dersleri belirli sınıf ve saatlere atayıp kilitleyebiliyorsunuz; atölye/lab gibi mekâna bağlı dersleri böyle önceden sabitleyip kalanı otomatiğe bırakmak en temiz yöntem. Kullandığınız araçta ön atama/kilitleme yoksa en azından bu dersleri dağıtımdan sonra ilk elden elle yerleştirip üzerine dokundurmayın.
8) "Mükemmel programı" otomatikten beklemek
Saatlerce parametre kurcalayıp %100 kusursuz otomatik sonuç kovalamak zaman tuzağı. Gerçekçi hedef: kısıtları doğru girilmiş bir dağıtımda %90-95'i otomatiğe yerleştirtmek, kalan birkaç dersi elle ince ayarla oturtmak. İnce ayar tarafında da programlar arasında fark var: bazılarında dağıtım sonrası öğretmen bazlı ders kaydırma ekranı oluyor — hocanın dersini tutup uygun saate çekiyorsunuz, çakışma kontrolünü program anlık yapıyor. Böyle bir ekran varsa ince ayar dakikalar sürer; yoksa her elle taşımada çakışmayı kendiniz kontrol etmek zorundasınız. Bir saat içinde %90'a gelemiyorsanız sorun parametrelerde değil, 1. ve 2. maddedeki kısıtlardadır — dönüp oraya bakın.
9) Günlük yük dengesini kontrol etmemek
Program "çakışmasız" diye doğru değildir. Bir öğretmene pazartesi 8 saat yığıp salıyı boş bırakan, ya da bir sınıfa matematiği hep son saatlere koyan dağıtım teknik olarak geçerli ama pedagojik olarak kötüdür. Dağıtım bittikten sonra iki kontrol: öğretmen başına günlük maksimum (örn. 7 saat üstü var mı?) ve ana derslerin gün içi dağılımı. Bazı programlarda bunlar kısıt olarak baştan girilebiliyor; hatta dağıtım bittikten sonra her öğretmenin ders yükünü okul ortalamasıyla karşılaştıran analiz ekranı sunanlar da var — kimin yığıldığı, kimin hafif kaldığı tek bakışta görünüyor. Bunlar varsa kullanın, elle kontrolden kurtulursunuz; yoksa yukarıdaki iki kontrolü kâğıt üzerinde yapın.
10) Yayınlamadan önce kontrol ve itiraz turu yapmamak
Taslağı doğrudan e-Okul'a girip panoya asmak yerine: önce öğretmenlerle taslak paylaşın, 1-2 günlük itiraz süresi verin, gelen makul talepleri işleyin, sonra kesinleştirip e-Okul'a girin. Kesinleşen programın öğretmenlere ve gerekiyorsa velilere duyurusunu da unutmayın — açılış haftasında "benim çocuğun programı değişmiş, haberimiz yok" telefonları tamamen bu adımın atlanmasından çıkar. Yıl içi değişikliklerde de aynı kural: değişikliği yap, ilgililere anında duyur.
Baştaki cümleye dönersek: bu işin %80'i düğmeye basmadan önce bitiyor. Kısıtları topla, blokları ve grupları tanımla, ek dersi baştan hesapla, yayınlamadan önce itiraz turu yap.
Şeffaflık notu: iDers ders dağıtım yazılımını geliştiren ekipteyim, bu yazı ürün tanıtımı değil sahadan gördüklerimin özeti. Yukarıdaki maddelerle ilgili takıldığınız yer olursa (hangi programı kullanırsanız kullanın) buradan sorabilirsiniz, elimden geldiğince cevaplarım.
Kolay gelsin hocalarım, şimdiden yeni eğitim öğretim yılımız hayırlı olsun.
Bu işte yıllar içinde öğrendiğim tek bir cümle var, baştan söyleyeyim: Ders dağıtımının %80'i, programın düğmesine basmadan önce biter. Ekranda "yerleştirilemeyen dersler var" uyarısıyla boğuşuyorsanız, sorun büyük ihtimalle düğmeden önceki aşamada — ve suçlusu kullandığınız program değil. Aşağıdaki 10 maddeden en az üçü şu an sizin dosyanızda da var, bakın isterseniz.
Sezon geldi, forumda yine ders dağıtım konuları peş peşe açılmaya başladı. Son günlerde açılan birkaç konuyu ve gelen soruları okurken fark ettim ki sorunların çoğu aynı yere çıkıyor: "program yerleştirmiyor", "öğretmen çakıştı", "sonradan her şey değişti". İşim gereği yıllardır farklı okulların dağıtım süreçlerini görüyorum ve bu sorunlar hangi programı kullanırsanız kullanın (aSc, Bilsa, iDers, Dersmatik, Yabil, ücretsiz araçlar fark etmez) çoğunlukla programdan değil, hazırlık aşamasından kaynaklanıyor. Her konuya ayrı ayrı cevap yazmak yerine hepsini tek başlıkta toplayayım dedim — belki yeni başlayan bir idareci arkadaşın da eline geçer, birkaç saatini kurtarır. Uzun yazı, kusura bakmayın; işinize yarayan maddeye bakıp geçebilirsiniz.
1) Öğretmen kısıtlarını toplamadan dağıtıma başlamak
En sık gördüğüm hata bu. İzin günleri, iki okulda görevli öğretmenler, BİLSEM/halk eğitim görevleri, lisansüstü eğitim günleri toplanmadan dağıtım başlıyor; ilk taslak çıktıktan sonra "hocam benim salı günüm doluydu" mesajları geliyor ve her şey baştan. Çözüm basit: dağıtımdan 1 hafta önce tüm öğretmenlere standart bir kısıt formu gönderin, son tarih koyun. Son tarihten sonra gelen talepler ikinci döneme kalır — bunu baştan yazılı duyurun ki tartışma çıkmasın.
2) Aşırı kapatmaya izin vermek
Herkes çarşamba gününü boş istiyorsa o program matematiksel olarak çıkmaz. Program "yerleştiremedim" diyorsa çoğu zaman algoritma kötü olduğundan değil, kısıtlar imkânsız olduğundan. Pratik bir kural: bir öğretmenin kapatabileceği saat sayısı, haftalık boş saatinin (30 − ders yükü) yarısını geçmesin. 24 saat dersi olan hocanın 6 boş saati var; en fazla 3 saat kapatma hakkı olur. Bu kuralı baştan ilan ederseniz "programa yerleşmiyor" sorununun yarısı kaybolur. Bir de şunu ekleyeyim: bazı programlar dağıtıma başlamadan önce kısıt tablosunu analiz edip yerleşme sorununu daha düğmeye basmadan gösteriyor — kullandığınız araçta böyle bir ön analiz varsa mutlaka çalıştırın, yoksa bu hesabı kabaca elle yapın.
3) Blok dersleri sonradan düzeltmeye çalışmak
Meslek dersleri, atölye ve laboratuvar uygulamaları, bazı okullarda beden eğitimi 2+2 gibi bloklar halinde işlenir. Bunları dağıtım bittikten sonra elle birleştirmeye çalışmak, kurulmuş programı domino gibi devirir. Blok yapısını (2+2+2 mi, 4+2 mi, bölünebilir mi) ders tanımı aşamasında girin. Kullandığınız program blok/parçalama tanımı desteklemiyorsa daha en başta program değiştirmeyi düşünün, çünkü bu elle çözülebilecek bir iş değil.
4) Seçmeli dersleri grup mantığıyla kurmamak
İlkokul/ortaokulda seçmeliler, lisede dal dersleri sınıf bazında değil grup bazında yürür: 7-A'nın yarısı Kur'an-ı Kerim'deyken diğer yarısı Spor'da olacaksa bu iki ders aynı saate kilitlenmeli, iki öğretmen de o saatte başka yere atanmamalı. Grupları tanımlamadan dağıtım yapıp sonra "öğretmen çakıştı" diye uğraşmak klasik. Önce grup havuzlarını kurun, dersleri gruplara bağlayın, dağıtımı öyle başlatın.
5) İki okulda görevli öğretmen için diğer okulu beklememek
Maaş karşılığını başka okulda dolduran öğretmenin oradaki programı kesinleşmeden sizin dağıtımınız kesinleşemez. Her yıl iki okulun müdür yardımcıları birbirini beklediği için iş açılışa bir gün kala biter. Çözüm: seminer haftasının ilk günü karşı okulla telefonlaşıp "senin hangi günlerin, benim hangi günlerim" pazarlığını yazılı bağlayın; iki taraf da o günleri kapatıp kendi dağıtımını bağımsız yürütsün.
6) Ek ders hesabını dağıtımdan sonra düşünmek
Dağıtım sadece "dersler yerleşsin" işi değil, aynı zamanda ek ders bordrosunun temelidir. Kimin kaç saat aylık karşılığı, kaç saat ek ders okuttuğu, İHZ (hazırlık ve planlama) saatleri, nöbet görevleri dağıtım aşamasında netleşmezse eylül bordrosunda düzeltme yazıları başlar. Dağıtım taslağı çıktığında öğretmen bazında haftalık toplamları ek ders mevzuatına göre bir kez kontrol edin; 15'in altında kalan veya 30'a dayanan varsa şimdi düzeltin.
7) Derslik kapasitesini hesaba katmamak
Özellikle meslek liseleri ve fen laboratuvarı/BT sınıfı kullanan okullar için: iki sınıfı aynı saatte aynı atölyeye yazan program kâğıt üstünde çıkar, pazartesi sabahı koridorda patlar. Dersi öğretmene atarken mekânı da atayın (derslik bazlı dağıtım). Bazı programlarda dağıtım başlamadan önce belirli dersleri belirli sınıf ve saatlere atayıp kilitleyebiliyorsunuz; atölye/lab gibi mekâna bağlı dersleri böyle önceden sabitleyip kalanı otomatiğe bırakmak en temiz yöntem. Kullandığınız araçta ön atama/kilitleme yoksa en azından bu dersleri dağıtımdan sonra ilk elden elle yerleştirip üzerine dokundurmayın.
8) "Mükemmel programı" otomatikten beklemek
Saatlerce parametre kurcalayıp %100 kusursuz otomatik sonuç kovalamak zaman tuzağı. Gerçekçi hedef: kısıtları doğru girilmiş bir dağıtımda %90-95'i otomatiğe yerleştirtmek, kalan birkaç dersi elle ince ayarla oturtmak. İnce ayar tarafında da programlar arasında fark var: bazılarında dağıtım sonrası öğretmen bazlı ders kaydırma ekranı oluyor — hocanın dersini tutup uygun saate çekiyorsunuz, çakışma kontrolünü program anlık yapıyor. Böyle bir ekran varsa ince ayar dakikalar sürer; yoksa her elle taşımada çakışmayı kendiniz kontrol etmek zorundasınız. Bir saat içinde %90'a gelemiyorsanız sorun parametrelerde değil, 1. ve 2. maddedeki kısıtlardadır — dönüp oraya bakın.
9) Günlük yük dengesini kontrol etmemek
Program "çakışmasız" diye doğru değildir. Bir öğretmene pazartesi 8 saat yığıp salıyı boş bırakan, ya da bir sınıfa matematiği hep son saatlere koyan dağıtım teknik olarak geçerli ama pedagojik olarak kötüdür. Dağıtım bittikten sonra iki kontrol: öğretmen başına günlük maksimum (örn. 7 saat üstü var mı?) ve ana derslerin gün içi dağılımı. Bazı programlarda bunlar kısıt olarak baştan girilebiliyor; hatta dağıtım bittikten sonra her öğretmenin ders yükünü okul ortalamasıyla karşılaştıran analiz ekranı sunanlar da var — kimin yığıldığı, kimin hafif kaldığı tek bakışta görünüyor. Bunlar varsa kullanın, elle kontrolden kurtulursunuz; yoksa yukarıdaki iki kontrolü kâğıt üzerinde yapın.
10) Yayınlamadan önce kontrol ve itiraz turu yapmamak
Taslağı doğrudan e-Okul'a girip panoya asmak yerine: önce öğretmenlerle taslak paylaşın, 1-2 günlük itiraz süresi verin, gelen makul talepleri işleyin, sonra kesinleştirip e-Okul'a girin. Kesinleşen programın öğretmenlere ve gerekiyorsa velilere duyurusunu da unutmayın — açılış haftasında "benim çocuğun programı değişmiş, haberimiz yok" telefonları tamamen bu adımın atlanmasından çıkar. Yıl içi değişikliklerde de aynı kural: değişikliği yap, ilgililere anında duyur.
Baştaki cümleye dönersek: bu işin %80'i düğmeye basmadan önce bitiyor. Kısıtları topla, blokları ve grupları tanımla, ek dersi baştan hesapla, yayınlamadan önce itiraz turu yap.
Şeffaflık notu: iDers ders dağıtım yazılımını geliştiren ekipteyim, bu yazı ürün tanıtımı değil sahadan gördüklerimin özeti. Yukarıdaki maddelerle ilgili takıldığınız yer olursa (hangi programı kullanırsanız kullanın) buradan sorabilirsiniz, elimden geldiğince cevaplarım.
Kolay gelsin hocalarım, şimdiden yeni eğitim öğretim yılımız hayırlı olsun.
